Amb. Testes - Oficial de Registro de Imóveis e Anexos de Votuporanga-SP

Documentos Necessários - Títulos e Documentos

01 - Finalidade

O Registro de Títulos e Documentos “garante segurança jurídica e validade contra terceiros para os documentos registrados; garante credibilidade ao que é registrado, provando data, conteúdo e autenticidade; conserva os documentos registrados; fornece certidão do documento registrado com o mesmo valor do original; garante publicidade, autenticidade e eficácia legal aos documentos registrados”, conforme a Cartilha “Serviços Notariais e de Registro” da Egrégia Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo, editada em junho de 2012.
Fundamento legal: artigos 221 e 217 do Código Civil; artigos 1º e 127 a 166 da Lei 6.015/1773; arts. 1º e 12 da Lei 8.935/1994; item 1 e seguintes do Cap. XIX, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça/SP.

02 - Requisitos para o registro

a) somente são aceitos documentos originais; as fotocópias, ainda que autenticadas, não podem ser registradas;
b) os documentos devem estar assinados pelas partes. Em regra, não se exige que as firmas estejam reconhecidas, salvo nas seguintes hipóteses: I. as procurações devem trazer, sempre, as firmas reconhecidas dos outorgantes e, em se tratando de traslado, deverá ser reconhecida a firma de quem o tiver assinado; II. daquele que dá quitação para ser averbada à margem do registro do contrato; III. quando houver dúvida a respeito da identidade daquele que assinou o documento;
c) o documento deve estar legível, nítido e não pode conter rasura ou qualquer outro dano aparente;
d) o registro deve ser feito no domicílio das pessoas que o assinaram, sob pena de não produzir efeitos perante terceiros; se as partes residirem em circunscrições territoriais diversas, o registro deve ser feito em todas elas;
e) o documento deve ser apresentado ao Registro de Títulos e Documentos do domicílio das partes envolvidas em até 20 dias da data da sua assinatura, pois assim os efeitos registrais retroagem à data da assinatura consignada no documento. Depois desse prazo o registro produzirá efeitos a partir da data da apresentação (artigo 130 da Lei de Registros Públicos);
f) se o documento mencionar a existência de anexos, estes devem acompanhá-lo;
g) será recusado registro a título, documento ou papel que não se revista das formalidades legais exigíveis;
h) não é permitido o registro de documentos que expressem atividades ilegais ou tenham conteúdo ofensivo à moral e aos bons costumes;
i) apresentar certidão negativa de débitos do ITR (Imposto Territorial Rural) e CCIR (Certificado de Cadastro de Imóvel Rural) quitado, quando se tratar de registro de arredamento, parceria e comodato sobre imóveis rurais.

Fundamento legal: artigos 221 e 217 do Código Civil; artigos 115 e 127 a 166 da Lei 6.015/73; itens 1 a 54 do Cap. XIX, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça/SP.

03 - Títulos registráveis

a) os contratos de locação de prédios, sem prejuízo de serem também levados ao registro imobiliário, quando consignada cláusula de vigência no caso de alienação da coisa locada;
b) os documentos decorrentes de depósitos ou de cauções feitos em garantia de cumprimento de obrigações contratuais, ainda que em separado dos respectivos instrumentos;
c) as cartas de fiança em geral feitas por instrumento particular, seja qual for a natureza do compromisso por elas abonado;
d) os contratos de locação de serviços não atribuídos a outras especialidades de registro;
e) os contratos de compra e venda em prestações, com reserva de domínio ou não, qualquer que seja a forma de que se revistam (referentes a bens móveis);
f) os contratos de alienação fiduciária ou de promessas de venda referentes a bens móveis;
g) todos os documentos de procedência estrangeira, acompanhados das respectivas traduções, para produzirem efeitos em repartições da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Territórios e dos Municípios ou em qualquer instância, juízo ou tribunal;
h) as quitações, recibos e contratos de compra e venda de automóveis, bem como o penhor destes, qualquer que seja a forma que revistam;
i) os atos administrativos expedidos para cumprimento de decisões judiciais, sem trânsito em julgado, pelas quais for determinada a entrega, pelas alfândegas e mesas de renda, de bens e mercadorias procedentes do exterior;
j) os instrumentos de cessão de direitos e de créditos, de sub-rogação e de dação em pagamento (referentes a bens móveis);
k) quaisquer instrumentos particulares, para a prova das obrigações convencionais de qualquer valor;
l) penhor comum sobre coisas móveis;
m) caução de títulos de crédito pessoal e da dívida pública federal, estadual ou municipal, ou de Bolsa ao portador;
n) contrato de penhor de animais;
o) contrato de parceria agrícola ou pecuária;
p) mandado judicial de renovação do contrato de arrendamento para sua vigência, quer entre as partes contratantes, quer em face de terceiros;
q) notificações extrajudiciais;
r) atas de condomínio;
s) certificados digitais emitidos para guarda em servidor seguro criptografado, averbando-se cada utilização da respectiva assinatura digital, com indicação de nome do arquivo assinado, IP da máquina, data e hora.
Também caberá ao Registro de Títulos e Documentos quaisquer registros não atribuídos expressamente a outro ofício registral (artigo 127, parágrafo único, da Lei 6.015/1973 – LRP), bem como as averbações, à margem dos respectivos registros, de quaisquer ocorrências que os alterem, quer em relação às obrigações, quer em atinência às pessoas que nos atos figurarem, inclusive quanto à prorrogação dos prazos (artigo 128, LRP).

Fundamento legal: artigos 221 e 217 do Código Civil; artigos 127 a 166 da Lei 6.015/73; itens 2 e 3 do Cap. XX, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça/SP.

04 - Notificação extrajudicial

A notificação extrajudicial “é o ato oficial pelo qual o cartório de Registro de Títulos e Documentos (RTD) dá conhecimento de uma carta ou documento a uma pessoa de forma legal”, conforme a Cartilha “Serviços Notariais e de Registro” da Egrégia Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo, editada em junho de 2012.
Assim, o cartório registra a notificação e faz a entrega do documento às pessoas indicadas pelo requerente, nos endereços por ele informados.
A primeira diligência não excederá o prazo de 15 (quinze) dias, contados da data da apresentação do documento para registro. Decorridos 30 (trinta) dias e realizadas, no mínimo, 3 (três) diligências, será certificado o resultado, positivo ou negativo, da notificação.
Se a pessoa notificada se recusar a receber o documento e/ou a assinar o seu protocolo de entrega, ela já estará notificada. Após a notificação, o destinatário não poderá alegar que desconhece o conteúdo do documento.
Requisitos para a notificação extrajudicial:

a) Apresentar uma via original para devolução ao requerente (registrada e certificada) e uma via original para cada destinatário;
b) Os anexos inseridos também devem ser apresentados em quantidade de vias igual à notificação; a notificação somente pode ser acompanhada de documentos e anexos registrados, não se admitindo a anexação de objetos corpóreos ou outro tipo de documento que não possa ser impresso;
c) Constar o nome completo do destinatário, sem abreviações, bem como sua qualificação (nacionalidade, estado civil, profissão, RG, CPF) e seu endereço completo;
d) Descrever os fatos e a finalidade da notificação;
e) Deve ser assinada pelo remetente ou seu representante, sendo desnecessário reconhecimento de firma;

Observações:
1. Não é necessária a autenticação das fotocópias dos documentos que acompanhem as notificações;
2. Quando a destinatária for PESSOA JURÍDICA, se possível mencionar o nome do representante legal da mesma.
3. Se o apresentante não apresentar vias suficientes para todas as notificações requeridas, o Oficial poderá, a pedido do usuário, emitir certidões do registro efetuado em quantidade suficiente para viabilizar a entrega de uma via a cada um dos destinatários.
Fundamento legal: artigos 221 e 217 do Código Civil; artigo 160 da Lei 6.015/73; itens 42 a 45 do Cap. XIX, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça/SP.

05 - Ata de condomínio

O registro das atas de condomínio é necessário para demonstrar quem é o atual síndico (representante do condomínio), servindo de prova perante as repartições públicas e as instituições bancárias, mas também é forma juridicamente eficaz de preservar a história do condomínio.
Requisitos das atas:

a) Na ata deve conter: nome, CNPJ e endereço do condomínio, data e hora de início da assembleia, quórum em primeira e segunda chamadas e os assuntos nela tratados e discutidos (conforme edital de convocação);
b) A ata deve ser assinada pelo(a) presidente da assembleia e pelo(a) secretário(a);
c) Se houver eleição de síndico, deve constar seu nome completo, RG, CPF e período do mandato;
d) Todos os eleitos para cargos no condomínio devem assinar a lista de presença.
e) Lista de presença:
- apresentação obrigatória quando citada no texto da ata como parte integrante;
- a data da lista deve ser a mesma da ata da assembleia;
- lista de presença deve ser do condomínio que ocorreu a assembleia;
- os condôminos que assinaram precisam ser identificados; por isso, devem assinar de forma legível ou constar seus documentos de identificação pessoal.
f) outros documentos podem ser necessários: os citados na ata da assembleia como anexos (tais como fotos, contratos, orçamentos etc.) e o edital de convocação.
g) a ata não pode conter rasuras ou qualquer outro dano aparente, sob pena de não ser possível o registro.
h) somente podem ser registradas atas de condomínios situados na área territorial da Comarca de Votuporanga.
i) se a ata de condomínio estiver colada em livro ou for parte integrante deste, apresentar cópia fiel dela para o registro, já que são necessárias folhas soltas para o registro.

Observação: A convenção de condomínio deve ser registrada no cartório de Registro de Imóveis, não podendo ser recebida como anexo da ata de condomínio, já que são atos distintos com regulamentação legal distinta.
Fundamento legal: artigos 221 e 217 do Código Civil; artigos 127 a 166 da Lei 6.015/73; itens 2 e 3 do Cap. XIX, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça/SP.

06 - Tradução de documentos

Os títulos, documentos e papéis escritos em língua estrangeira, poderão ser registrados no original.
Não se exige tradução se o registro for para fins de mera conservação;
É necessária a tradução (feita por tradutor público juramentado, inscrito na Junta Comercial) para produzirem efeitos legais no País e para valerem contra terceiros. Neste caso registra-se também a tradução.
As procurações devem sempre estar acompanhadas da tradução.
Em se tratando de documento público estrangeiro, é necessária sua consularização ou seu apostilamento. Os documentos estrangeiros de origem particular não precisam ser consularizados.
Fundamento legal: artigo 224 do Código Civil; artigos 148 e 289 da Lei 6.015/73; Provimento 62/2017 e Resolução 228/2016 do Conselho Nacional da Justiça-CNJ; itens 2 a 3 do Cap. XIX, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça/SP.

07 - Conservação

O registro facultativo exclusivamente para fins de mera conservação, tanto de documentos em papel como de documentos eletrônicos, terá apenas a finalidade de arquivamento, bem como de autenticação da data, da existência e do conteúdo do documento ou do conjunto de documentos, não gerando publicidade nem eficácia em face de terceiros, sendo vedada qualquer indicação que possa ensejar dúvida sobre a natureza do registro ou confusão com a eficácia decorrente do registro para fins de publicidade e/ou eficácia contra terceiros.
Na certificação do registro constará obrigatoriamente a seguinte declaração: “Certifico que o registro facultativo exclusivamente para fins de mera conservação, nos termos do art. 127, VII, da Lei dos Registros Públicos, prova apenas a existência, a data e o conteúdo do documento original, não gerando publicidade nem efeitos em relação a terceiros”.
Não poderão ser registrados exclusivamente para fins de conservação contratos em plena vigência e documentos legalmente sujeitos a registros que exijam publicidade (Lei nº 6.015/1973, art. 127, I a VI, e parágrafo único, e art. 129), salvo mediante requerimento expresso contendo a declaração de ciência do apresentante quanto ao fato de que o registro não gerará publicidade nem eficácia perante terceiros.
Para o registro com esta finalidade é necessário que o requerente o declare expressamente.
Fundamento legal: artigos 221 e 217 do Código Civil; artigo 129, 6º, 148 e 221, III, da Lei 6.015/73; itens 3 e 4.3 do Cap. XIX, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça/SP.